KI-Prototyping-Sprint für die Verwaltung
Von der Idee zum validierten KI-Prototyp – gemeinsam von Fachreferat, IT und Datenschutz. Mit anonymisierten Daten, klarem Rechtsrahmen und einer Roadmap, die eine Entscheidungsvorlage trägt.
Auf einen Blick
- Niveau
- Einsteiger
- Teilnehmer
- Interdisziplinäres Kernteam aus Fachreferat und IT (3–6 Personen)
- Sprache
- Deutsch
- Zertifikat
- Teilnahmebestätigung
Zielgruppe
Fachreferate, IT-Bereiche und Digitalisierungsverantwortliche in Bund, Ländern und Kommunen – mit einem konkreten Vorhaben aus dem Fachverfahren
Format & Dauer
3–5 Tage, Sprint-Format, vor Ort empfohlen
Voraussetzungen
Klar umrissener Problembereich aus dem Fachverfahren; Beteiligung von Fachreferat und IT, idealerweise mit Datenschutzbeauftragter.
Wertversprechen
Vom priorisierten Use Case zum validierten Prototyp – inklusive Roadmap und Klärung der offenen Fragen zu Datenschutz, Vergabe und Betrieb.
Die konkreten Modelle und Tools wählen wir passend zum Use Case und zum Rechtsrahmen des Hauses – von DSGVO-konformen Hyperscaler-Tarifen mit Auftragsverarbeitungsvertrag über Zugänge des ITZBund oder eines Landesrechenzentrums bis zu On-Premise-Modellen. Der Ansatz ist bewusst tool-agnostisch; die Erkenntnisse aus dem Sprint bleiben auch dann gültig, wenn später ein anderes Modell beschafft wird.
In vielen Häusern ist unstrittig, dass KI Entlastung bringen könnte. Woran es fehlt, ist der belastbare erste Schritt: Welcher Anwendungsfall lohnt sich wirklich? Was ist mit den vorhandenen Daten überhaupt möglich? Und was davon ist im geltenden Rechtsrahmen zulässig?
Im KI-Prototyping-Sprint entwickeln Fachreferat und IT gemeinsam mit unseren KI- und Softwareexperten einen konkreten Anwendungsfall – bis hin zu einem ersten Prototyp, erprobt an anonymisierten Daten.
Priorisierter Use Case
Validiertes Lösungskonzept
Prototyp oder Prototyp-Design
Roadmap für die Vorlage
Warum KI-Vorhaben häufig steckenbleiben
Nicht die Technologie ist die Hürde, sondern der Weg von der Idee zur entscheidungsfähigen Vorlage.
Zu abstrakt
Die KI-Strategie steht im Digitalisierungskonzept – und wird nie konkret genug, um beschafft werden zu können.
Getrennte Welten
Das Fachreferat kennt den Prozess, die IT kennt die Systeme, der Datenschutz kommt zum Schluss – und stoppt das Vorhaben.
Zu experimentell
Pilotprojekte entstehen ohne klare Verbindung zum Fachverfahren – und lassen sich hinterher nicht in den Regelbetrieb überführen.
Fachreferat, IT und Datenschutz an einem Tisch
Im KI-Prototyping-Sprint bringen wir gezielt alle relevanten Perspektiven zusammen: Fachverantwortliche, die das Verfahren und die Bürgerperspektive kennen. IT-Architekten, die Systeme, Register und Schnittstellen kennen. Die Datenschutzbeauftragte, die früh sagen kann, was trägt und was nicht. Und KI- und Softwareexperten von atra, die Erfahrung aus realen Projekten einbringen.
Dabei entsteht nicht nur eine Lösung – sondern auch das Wissen im Haus, künftige KI-Vorhaben selbst einzuordnen und zu bewerten.
Ablauf des KI-Prototyping-Sprints
Vorbereitung (1–2 Wochen vorher)
Kurzes Vorgespräch, Auswahl der Teilnehmenden sowie Sammlung relevanter Prozesse, Datenquellen und Fragestellungen. Dazu die Abstimmung mit IT-Sicherheit und Datenschutz, in welcher Umgebung und mit welchen Daten im Sprint gearbeitet wird.
Tag 1 – Verfahren verstehen
Gemeinsame Analyse des Fachverfahrens: Prozessschritte, Bearbeitungszeiten, Pain Points, vorhandene Daten und Systemlandschaft. Ziel: die Stellen identifizieren, an denen KI-Unterstützung spürbar entlastet – ohne die Entscheidungshoheit der Sachbearbeitung anzutasten.
Tag 2 – Möglichkeiten, Grenzen & Use Case schärfen
Einführung in relevante KI-Muster und Beispiele aus realen Projekten: Dokumentenverarbeitung, Auskunfts- und Wissensassistenten, Vorprüfung und Triage, Datenauswertung. Anschließend Auswahl und Schärfung eines konkreten Use Cases – bewertet nach Entlastungswirkung, Datenverfügbarkeit, technischer Machbarkeit, Integrationsaufwand und rechtlicher Tragfähigkeit.
Tag 3–5 – Lösung und Prototyp
Entwurf der Lösungsarchitektur: Prozessintegration, Datenflüsse, Modell- oder Agent-Strukturen, Betriebs- und Hosting-Optionen im zulässigen Rahmen. Ihre Fachleute bringen Verfahrenswissen ein, unsere Experten Erfahrung aus KI- und Softwareprojekten. Zum Abschluss: Prototyp oder Prototyp-Design, technische Einordnung und Roadmap – aufbereitet für die Entscheidungsvorlage.
Typische Einsatzfelder in der Verwaltung
Dokumenten- und Antragsbearbeitung
Wissens- und Auskunftssysteme
Vorprüfung und Triage
Auswertung und Berichterstattung
Vom Prototyp in den Regelbetrieb
Wenn sich der Prototyp als tragfähig erweist, unterstützen wir auch bei der produktiven Umsetzung. Genauso wichtig ist uns aber, dass Fachreferat und IT nach dem Sprint selbstständig weiterarbeiten können – auch mit einem anderen Auftragnehmer.
Belastbare Leistungsbeschreibung
Die Sprint-Ergebnisse als Grundlage für Vergabeunterlagen – statt Anforderungen aus Vermutungen
MVP-Entwicklung
Entwicklung eines Minimal Viable Product als nächster Schritt nach dem Prototyp
Integration in die Verfahrenslandschaft
Anbindung an Fachverfahren, Register und bestehende Schnittstellen
Befähigung im Haus
Schrittweiser Aufbau eigener Kompetenz – mit dem Ziel, dass das Haus künftige KI-Vorhaben selbst bewerten und steuern kann
Häufige Fragen
Brauchen wir einen fertigen Use Case?
Wer sollte aus dem Haus dabei sein?
Mit welchen Daten arbeiten wir im Sprint?
Was ist das Ergebnis nach 3–5 Tagen?
Wie passt das in die Beschaffungslandschaft?
Inhouse, vor Ort oder remote?
Barrierefreiheit?
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Wo kann KI Ihr Haus spürbar entlasten?
Sprechen wir über einen KI-Prototyping-Sprint. Aus einem konkreten Verfahrensproblem entsteht ein validierter Prototyp – und eine Roadmap, die eine Vorlage trägt.
