GenAI für Sachbearbeitung & Auswertung
Vier Stunden, in denen GenAI vom abstrakten Schlagwort zum konkreten Werkzeug wird – für Aktenauswertung, Stellungnahmen, Vermerke, Auswertungen und Dokumentation. Mit klaren Grenzen, was in den Prompt darf und was nicht.
Auf einen Blick
- Niveau
- Einsteiger
- Teilnehmer
- 6–12 Personen je Schulung
- Sprache
- Deutsch
- Zertifikat
- Teilnahmebestätigung mit Lernzielen
Zielgruppe
Sachbearbeitung, Referent:innen, Statistik- und Auswerterollen – auch gemischt
Format & Dauer
4 Stunden, Theorie + Hands-on-Übungen, vor Ort oder remote
Voraussetzungen
Erfahrung in Sachbearbeitung, Referententätigkeit oder Auswerteaufgaben. Kein technisches oder ML-/LLM-Vorwissen nötig.
Wertversprechen
Handlungssichere Anwender:innen mit klarer Prompt-Hygiene – sofort einsetzbar im Tagesgeschäft, ohne datenschutzrechtliche Grauzonen.
Wir arbeiten bevorzugt mit den im Haus bereits etablierten KI-Zugängen – die Inhalte sind tool-agnostisch. Falls Ihr Haus dedizierte Lösungen über das ITZBund, ein Landesrechenzentrum oder einen DSGVO-konformen Hyperscaler-Tarif einsetzt, beziehen wir das in die Schulung ein.
KI im Tagesgeschäft
der Sachbearbeitung
GenAI-Tools werden in der Verwaltung bereits eingesetzt – vielfach über private Accounts, ohne organisatorische Regeln und ohne Datenschutz-Prüfung. Diese Schulung schafft eine geordnete, datenschutzkonforme Grundlage und zeigt, wo KI im Sachbearbeitungs- und Referentenalltag tatsächlich Mehrwert bringt.
Schulung anfragenSchatten-KI als reales Risiko
Wenn Mitarbeitende ohne klare Vorgaben mit privaten Accounts auf ChatGPT, Claude oder Gemini ausweichen, landen schnell sensible Inhalte in öffentlichen Cloud-Modellen. Eine strukturierte Schulung mit klaren Regeln ersetzt Schatten-KI durch sicheren Einsatz.
Halluzinationen ernst nehmen
Stellungnahmen, Vermerke und Bescheide haben unmittelbare rechtliche Wirkung. KI-Halluzinationen, die unkritisch übernommen werden, können Schaden anrichten. Die Schulung schult systematisch das Erkennen und das Prüf-Workflow.
Breites Einsatzspektrum
Vom Strukturieren langer Akten über das Formulieren von Stellungnahmen, das Auswerten quantitativer Daten bis zum Protokollieren von Sitzungen – die Einsatzfelder im Verwaltungsalltag sind vielfältig.
Fachliche Verantwortung bleibt
KI unterstützt, ersetzt aber nicht die fachliche Einordnung – und schon gar nicht die Zeichnungsbefugnis. Die Schulung stärkt den Prüf- und Korrekturschritt: KI als Entwurfshilfe, nicht als Verfasser.
Schulungsablauf
Vier Stunden, kompakt strukturiert – gut in einen halben Dienstag legbar, ohne den Geschäftsbetrieb zu blockieren.
Grundlagen & Datenschutz-Hygiene
Wie funktionieren GenAI-Modelle in den Grundzügen? Was passiert mit Eingaben? Welche Daten dürfen rein, welche nicht? Klare Regeln für personenbezogene Daten, Verschlusssachen und vertrauliche Akteninhalte.
Akten, Stellungnahmen & Vermerke
Lange Dokumente strukturieren und zusammenfassen, Stellungnahmen und Vermerke entwerfen, Argumentationsstränge schmieden – mit konsequentem Prüf-Schritt durch die Sachbearbeiterin oder den Referenten.
Auswertung, Daten & Statistik
Tabellen und Auswertungen schneller verstehen, Variablen und Zusammenhänge erklären lassen, Berichte aus quantitativen Daten formulieren. Mit kritischer Prüfung der KI-Aussagen anhand der Originaldaten.
Dokumentation, Protokolle & Best Practices
Sitzungsprotokolle und Transkriptionen effizient erstellen, Texte umformulieren für unterschiedliche Adressaten (Hausspitze, Aufsicht, Bürger), Praxistipps für den Alltag und eine Checkliste „Was kommt wann zu wem?".
Sicheres Prompten ohne Datenschutz-Grauzone
Eine klare innere Linie, was in den Prompt darf und was nicht – mit Routinen für Anonymisierung und Prüfschritte.
Akten und Vorgänge schneller durchdringen
Strukturieren, Zusammenfassen und gezielte Fragen an lange Dokumente stellen – mit Quellenbezug zum Originaltext.
Stellungnahmen, Vermerke und Schreiben entwerfen
KI als Vorläufer nutzen, Argumentationsstränge ausarbeiten, Tonalität an unterschiedliche Adressaten anpassen.
Auswertungen verständlich machen
Tabellen erklären lassen, Berichte aus Zahlen formulieren, Diagramme und Visualisierungen vorbereiten.
Halluzinationen erkennen und Ergebnisse prüfen
Typische Fehlermuster kennen, mit dem Originaldokument abgleichen, KI als Sparringspartner statt Autor verstehen.
Was Teilnehmende mitnehmen
Die Schulung zielt auf direkte Anwendbarkeit: Am Tag nach der Schulung sollen die Teilnehmenden GenAI in ihrer konkreten Tätigkeit einsetzen können – handlungssicher, datenschutzkonform und mit klaren Prüfroutinen.
Wo GenAI in der Sachbearbeitung trägt
Akten & Vorgänge
Strukturieren, Zusammenfassen, gezielte Fragen an lange Dokumente
Stellungnahmen & Vermerke
Erstentwürfe, Argumentationslinien, adressatenspezifische Tonalität
Datenauswertung
Tabellen erklären lassen, Berichte aus Zahlen, Visualisierungen vorbereiten
Protokolle & Sitzungen
Mitschriften und Transkriptionen strukturieren, Beschlussprotokolle ableiten
Recherche-Vorarbeit
Themen schneller erschließen – mit anschließender Quellenprüfung in den autoritativen Datenbanken
Bürgerkommunikation
Formulare, FAQs und Antwortvorlagen klar und verständlich gestalten
Was die Schulung bewusst nicht abdeckt
Kein Deep Dive in LLM-Architekturen oder Modelltraining. Keine Beschaffungsberatung für Hauszugänge – dafür ist das KI-Planspiel für Führungsebenen der bessere Ort. Auch keine Entwicklung eigener KI-Lösungen oder Automatisierungen.
Aufbau- und Spezialformate
Bei Bedarf erweiterbar: vertiefende Module zu Datenauswertung (eigene Reverse-Engineering-Aufgaben an dienstlichen Datensätzen), zur Sitzungsdokumentation, oder zur Erstellung von Antwortvorlagen für wiederkehrende Bürgeranliegen.
Was Teilnehmende mitbringen
GenAI-Zugang
Account bei ChatGPT, Claude oder Gemini – oder vorhandener Hauszugang (z. B. über das ITZBund, ein Landesrechenzentrum, DSGVO-konformer Hyperscaler-Tarif). Wir beraten bei der Auswahl, falls noch unklar.
PC-Routine
Routinierter Umgang mit Office-Tools und Browser. Kein Coding-Hintergrund erforderlich.
Arbeitsplatzrechner mit Internetzugang
Dienstlicher Laptop oder PC mit aktuellem Betriebssystem und Zugang zu den vereinbarten KI-Tools.
Optional: anonymisierte Beispiele
Anonymisierte oder synthetische Beispiele aus dem eigenen Aufgabenbereich (Aktenausschnitte, Vorlagenmuster, Auswertungsfragen) – für möglichst praxisnahe Übungsbezüge.
Häufige Fragen
Welche Daten dürfen in den Prompt – und welche nicht?
Welche Modell-Zugänge brauchen die Teilnehmenden?
Inhouse, vor Ort oder remote?
Wie läuft die Beschaffung?
Was bekommen die Teilnehmenden?
Barrierefreiheit?
Auch interessant
Schulung anfragen
Eine Schulungsdurchführung im Haus oder behördenweiter Roll-out – wir melden uns kurzfristig.
