KI-Potenzialanalyse für die Verwaltung
Der Schritt zwischen »KI könnte uns entlasten« und einem beauftragten Vorhaben: Kandidaten aus dem Fachverfahren strukturiert erheben, bewerten und priorisieren – ohne Datenverarbeitung, mit einer Begründung, die eine Vorlage trägt.
Auf einen Blick
- Niveau
- Einsteiger
- Teilnehmer
- 4–8 Personen aus Fachreferat und IT
- Sprache
- Deutsch
- Zertifikat
- Teilnahmebestätigung
Zielgruppe
Fachreferate, Referats- und Abteilungsleitungen, IT-Bereiche und Digitalisierungsverantwortliche – überall dort, wo die Grundsatzfrage geklärt ist, die konkrete aber nicht
Format & Dauer
2–3 Tage, Analyse- und Workshop-Format, vor Ort empfohlen
Voraussetzungen
Ein abgegrenzter Aufgaben- oder Verfahrensbereich, den die Analyse betrachten soll. Kein KI-Vorwissen erforderlich.
Wertversprechen
Eine bewertete, priorisierte Kandidatenliste mit begründeter Empfehlung – verwertbar für Haushaltsbegründung, Berichtspflicht und eine spätere Leistungsbeschreibung.
Bewertungsgrundlage ist unsere Wirkungsmatrix aus dem KI-Change-Management-Framework: vier Wirkungsradien (Individuum, Team, Prozess, Geschäftsmodell) mal zwei Wirkungsarten (Automatisierung und Verstärkung). Das Raster bewertet Aufgaben, nicht Produkte – es ist damit anbieterneutral und vergaberechtlich unbedenklich, weil es keine Vorfestlegung auf ein Werkzeug enthält.
Die Frage ist nicht ob,
sondern wo
In den meisten Häusern steht KI im Digitalisierungskonzept. Woran es fehlt, ist der begründete nächste Schritt – einer, der eine Vorlage trägt und nicht aus einer Ideensammlung besteht.
Analyse anfragenIdeen gibt es genug – Priorisierung nicht
Nach den ersten Sensibilisierungsrunden kursieren typischerweise ein Dutzend Vorschläge im Haus. Ohne gemeinsames Bewertungsraster setzt sich der Vorschlag mit der besten Fürsprache durch – nicht der mit der größten Entlastungswirkung.
Der Zeitfresser steht in keiner Prozessdokumentation
Was die Sachbearbeitung täglich Stunden kostet – Suchen in Ablagen, wiederholtes Zusammenschreiben, Medienbrüche zwischen Verfahren – taucht in keiner Verfahrensbeschreibung auf. Genau das macht eine Erhebung mit den Betroffenen sichtbar.
Der Rechtsrahmen gehört in die Bewertung, nicht ans Ende
Wenn Datenschutz und Regulatorik erst nach der Auswahl geprüft werden, scheitern Vorhaben spät und teuer. In der Analyse sind sie Bewertungskriterium: Kandidaten mit absehbar hohen Hürden rutschen in der Priorisierung nach unten, bevor Budget gebunden ist.
Ein Pilotprojekt ist eine teure Analysemethode
Man kann die Frage nach dem richtigen Anwendungsfall auch im Pilotieren beantworten – das bindet dann Monate und Haushaltsmittel. Zwei bis drei Analysetage vorweg sind der deutlich günstigere Weg zur selben Erkenntnis.
Ablauf der Potenzialanalyse
Erst erheben, dann bewerten, dann entscheiden – in dieser Reihenfolge, damit die Bewertung nicht das bestätigt, was vorher schon feststand.
Vorbereitung (ca. 1 Woche vorher)
Kurzes Vorgespräch zur Abgrenzung: welcher Aufgabenbereich betrachtet wird, wer teilnimmt, welche Verfahrensübersichten vorliegen. Eine Datenschutz-Vorabklärung ist nicht nötig – die Analyse verarbeitet keine Daten.
Tag 1 – Erheben
Gemeinsame Aufnahme der realen Abläufe mit der Sachbearbeitung: Wo geht Zeit hin, welche Schriftstücke werden immer wieder neu erzeugt, wo entstehen Wartezeiten und Medienbrüche zwischen Verfahren. Bewusst ohne KI-Brille – erst wird beschrieben, dann bewertet.
Tag 2 – Einordnen und bewerten
Die erhobenen Kandidaten wandern in die Wirkungsmatrix: Auf welchem Radius wirken sie – Individuum, Team, Prozess, Geschäftsmodell – und geht es um Automatisierung oder um Verstärkung? Bewertung nach Entlastungswirkung, Datenverfügbarkeit, technischer Machbarkeit, Integrationsaufwand und absehbaren rechtlichen Hürden.
Tag 3 – Priorisieren und entscheiden (optional)
Zuschnitt der Top-Kandidaten, Abgleich mit vorhandenen Kapazitäten und eine klare Empfehlung je Kandidat: direkt umsetzbar, Fall für den Prototyping-Sprint, oder derzeit nicht lohnend. Ergebnis so aufbereitet, dass es in eine Entscheidungsvorlage übernommen werden kann.
Was am Ende auf dem Tisch liegt
Bewertete Kandidatenliste
Alle erhobenen Kandidaten, eingeordnet in die Wirkungsmatrix und nach einheitlichen Kriterien bewertet
Begründete Priorisierung
Zwei bis drei Vorhaben mit dem größten Hebel – mit der Argumentationslinie für Haushalt und Berichtspflicht
Klare Empfehlung je Kandidat
Direkt umsetzbar, Fall für den Prototyping-Sprint oder derzeit nicht lohnend – jeweils begründet
Wiederverwendbares Raster
Das Bewertungsschema bleibt im Haus – künftige Vorschläge lassen sich ohne uns einordnen
Wo die Analyse im Ablauf steht
Sie ersetzt die anderen Formate nicht, sondern verbindet sie.
KI-Impulse
Schafft das gemeinsame Begriffsverständnis im Haus – Voraussetzung ist es nicht.
KI-Potenzialanalyse
Beantwortet die Frage nach dem Wo – und liefert die Begründung für die Vorlage.
KI-Prototyping-Sprint
Macht den priorisierten Anwendungsfall erlebbar – bis zum validierten Prototyp.
Was die Analyse bewusst nicht leistet
Kein Prototyp und keine Implementierung – dafür gibt es das KI-Prototyping-Sprint. Keine Produkt- oder Anbieterauswahl: Wir bewerten Aufgaben, nicht Werkzeuge – schon um keine vergaberechtliche Vorfestlegung zu erzeugen. Und keine verbindliche rechtliche Beurteilung: Datenschutz-, AI-Act- und Compliance-Fragen fließen als Bewertungskriterium ein, die Einstufung bleibt bei Ihrer Datenschutzbeauftragten und dem Justiziariat.
Häufige Fragen
Werden dabei personenbezogene Daten verarbeitet?
Wer sollte aus dem Haus teilnehmen?
Wie hilft die Analyse bei Vergabe und Haushalt?
Worin unterscheidet sich die Analyse vom KI-Prototyping-Sprint?
Berücksichtigt die Bewertung regulatorische Anforderungen?
Was, wenn sich kein lohnender Anwendungsfall findet?
Wie passt das in die Beschaffungslandschaft?
Inhouse, vor Ort oder remote?
Barrierefreiheit?
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Sprechen wir über eine Potenzialanalyse – zwei bis drei Tage, an deren Ende eine begründete Entscheidung steht statt einer weiteren Ideenliste.
